Divisi

Sudah waktunya berbagi tentang ilmu yang mungkin tak seberapa. Bukan berbagi sih, lebih ke mengingatkan lagi ke diri sendiri, soalnya kalau gak ditulis suka lupa hehe.

Jadi panitia bisa dibilang hal baru dalam hidup saya, selama 21 tahun ini. Baru 3 tahun kebelakang ikut peran serta dalam berbagai kegiatan sebagai panitia. Alhamdulillah, banyak ilmunya. Tentang divisi.

Divisi, menurut wikipedia itu artinya suatu unit/entitas. Dalam suatu acara, selalu banyak divisi. Jika suatu event ibarat tubuh kita, maka divisi adalah anggota tubuh kita yang lainnya. Hidup kita, memiliki tujuan, yang dimana, untuk menuju tujuan tersebut perlu hal-hal pendukungnya. Tubuh kita lapar, tujuannya: makan. Untuk mencapai tujuan tersebut. kita perlu otak untuk berpikir, makanan apa yang enak dan mengenyangkan, serta murah, yang bisa disantap saat itu juga. Kita perlu mata untuk melihat di sekeliling, adakah yang bisa dimakan. Kita perlu lidah untuk mencoba masakan itu enak atau tidak. Kita perlu tangan untuk meraih makanan tersebut. Jadilah seperti sebuah organisasi. Yang terdiri dari beberapa individu, yang memiliki visi misi yang sama untuk mencapai satu tujuan. Begitu juga dengan acara dan divisi. Berikut, saya akan membagi pengalaman tentang divisi-divisi yang saya tau, yang ada di dalam sebuah event.

Adalah yang ada di urutan tiga teratas:

• Ketua pelaksana

Adalah pemegang kendali dan kebijakan sekaligus penanggung jawab atas berlangsungnya acara, sejak awal terbentuk panitia, hingga pembubaran panitia. Ini puncaknya dari sebuah acara berlangsung. Paling puncak. Sangat dianjurkan untuk kamu yang mau belajar tentang kepemimpinan. Pressure dari segala arah, tapi ilmunya banyak luar biasa. Semua orang, pasti bisa :)

• Kestari

Tangan kanannya ketua pelaksana. Yang jadi notulensi rapat, pemegang jadwal rapat, kendali saat rapat. Gak lepas dari surat-menyurat, nomor surat, tanda tangan, dan lain-lain. Konsultan bagian surat-menyurat juga. Keep smile, kestari!

Kestari (singkatan dari kesekretariatan), biasanya diisi sama kaum hawa, tapi gak jarang juga diisi sama kaum adam. It means, cowoknya rapih banget. Keren.

• Bendahara

Termasuk salah satu Top 3 di salah satu acara. Induk dari segala yang berbau dengan uang-uang-uang. Pemasukan-pengeluaran, catatannya berisi rupiah-rupiah. Arsipnya rapih, sama kayak anak kestari, bendahara harus ada catatan uang 1 rupiah pun dipakai untuk apa. Salut!

Selanjutnya:

• Divisi Acara

Jantung dari sebuah acara. Mengatur bagaimana konsep acara yang akan dilaksanakan. Anaknya sibuk banget dari pertama dibentuk kepanitiaan, dan sangat sibuk ketika hari H acara. Bisa gak tidur karena saking deg-degannya, malah bisa sampai nangis haha. Pressure nya bisa dibilang lebih lebih dari ketuplak (ketua pelaksana), kenapa? Karena, ketuplaknya pun ikut menekan. 'Rundown mana rundown' Pemimpin rapat setelah ketuplak, karena anak acara yang tau tentang acara itu sendiri. Cocok untuk anak yang mau belajar tentang koordinasi, karena acara adalah pusat komando untuk divisi yang lain.

Rasanya jadi anak acara adalah, luar biasa. 

• Divisi Publikasi

Kalau istilah barang, divisi ini adalah toa nya. Yang berkoar-koar tentang acaranya. Pemilik konten 'iklan' untuk sebuah acara. Yang isinya biasanya anak yang komunikasinya bagus *prok-prok* karena kenapa? Karena publikasi ini penting, first-impression audiens terhadap acara itu ada pada materi yang disajikan pada iklan oleh anak publikasi.

Tugas publikasi itu sebenernya tugas kita semua, tapi istimewanya divisi ini adalah, konten yang mereka buat. Temen-temen panitia yang lain tinggal share-share aja :D

• Divisi Dokumentasi

Lensa kameranya acara. Kerjanya dari awal kepanitiaan sampai pembubaran, bahkan setelah pembubaran pun masih kerja. Tugasnya: mendokumentasikan setiap momen, in-every-single-part. Satu-satunya divisi, yang punya kartu pass untuk jalan-jalan ke tengah acara, kan mau dokumentasi haha. 

Dan divisi dokumentasi adalah divisi yang paling humble, karena gak ada foto dia, di frame manapun. Begitulah. Tapi, selalu bisa dapet momen yang mungkin orang lain gak dapet. Pernah dulu, jadi divisi dokumentasi di acara wisuda, waktu pemberian bunga dari wisudawan ke orang tua. It mean deep. :">

• Divisi Dekorasi

Dekorasi, tukang rias. Rias rungan. Jobdesc nya adalah membuat nuansa lokasi sesuai dengan tema acara, menyesuaikan tata letak sesuai fungsi. Kalau ine bilang, UI/UX nya. Jadi anak dekor itu siap-siap gak tidur di sepanjang perjalanan persiapan acara. Karena harus bikin properti, bikin layout desain ruangan, dan lain-lain, yang emang butuh experience untuk jalan-jalan. Tapi, waktu hari H, anak dekor adalah anak yang paling nyantai. Paling bantuin temen-temen yang lainnya. 

Dekor juga penting untuk keberhasilan sebuah acara. Karena orang judge a book by its cover, pun acara. Menilai acara dari tampilannya. That's your job, dude!

• Divisi Humas

Humas adalah singkatan dari hubungan masyarakat. Jobdesc nya adalah menghubungi masyarakat sekitar, terkait media partner, perizinan pengisi acara, dan lain-lain. Biasanya kerjanya bareng sama anak sponsorship, karena siapa tau yang mau jadi media partner mau ikut jadi sponsor juga hehe. Jago ngomong, nice banget deh pokoknya. 

• Divisi Logistik

Slogan logistik adalah "Logistik kuat-kuat, Logistik kuat-kuat" karena jobdesc logistik adalah angkat-angkat barang hehe, formalnya, logistik adalah penyedia barang yang dibutuhkan seluruh divisi untuk kegiatan acara. Barang-barang yang memang diperlukan acara secara keseluruhan, dan yang sekiranya sulit untuk ditemukan. Kurang lebih begitu. Biasanya diisi sama temen-temen ikhwan yang badannya besar-besar, karena memang perlu tenaga yang ekstra juga. Logistik kuat-kuat!

• Divisi Keamanan

Bukan bagian dari yang marah-marahin waktu masa orientasi ya hehe. Jobdesc dari keamanan adalah menjaga keamanan saat acara berlangsung. Itu, termasuk mengamankan barang-barang panitia, sangat patuh pada peraturan. Tegas, tapi gak jutek. Dan mereka yang paling pagi bangun, dan paling telat tidur. Kadang sampai nginep di tempat acara. Hibernasi di depan mata bung, semangat!

• Divisi Konsumsi

Menurut aku, ini adalah divisi yang paling penting dari segala kepentingan. Jobdesc nya adalah menjaga perut teman-teman panitia tetap aman agar bisa beraktivitas menjalankan amanahnya dengan baik. Bisa kalian bayangkan, kalau panitia kelaparan? Gak akan ada panitia, gak akan ada acara. Selain itu juga, konsumsi berperan aktif pada hidangan untuk peserta. Kenal 4 sehat 5 sempurna sih udah harus ya. Istri-able banget kan? Dan aku pernah jadi bagian dari divisi konsumsi. Lalu?

• Divisi Transportasi

Sesuai namanya, jobdesc transportasi adalah penyedia trasport untuk kepentingan acara. Inget ya, ke-pen-tingan acara, jadi kalau untuk dianterin pulang mah, sama mamang angkot aja hehe. Like seriously, transport ini kerjanya cukup berat karena harus udag-idig kesana kemari untuk anterin barang dari kota A ke kota B, untuk bawa piala bergilir, untuk jemput pemateri dan lain-lain. ngeeeeeng~

• Divisi Medis

Ingatkah kalian tentang P3K? Yap, begitulah medis. Jobdesc nya adalah penyedia obat-obatan, pertolongan pertama saat ada yang sakit atau kecelakaan, sebelum kemudian dilarikan ke rumah sakit, tapi jangan sampe ada yang ke rumah sakit sih, na'udzubillah. Hanya berjaga-jaga saja. Obat-obatan yang disediakannya juga umum kok, dan insyaAllah lengkap. Biasanya yang dulu anak PMR, masuk tim medis. 

• Divisi Danus

Danus, singkatan dari dana usaha. Kalau aku biasa bilang danus itu mamanya acara. Ibarat keluarga, ketika papa adalah pencari dana utama, mama adalah pencari dana tambahan. Juga danus. Jobdesc nya mengumpulkan uang dari hasil penjualan-penjualan, entah itu barang atau jasa, yang penting usaha. &us.

• Divisi Sponsorship

Here we go, ini ayahnya dari acara. Yang cari dana untuk keberlangsungan kehidupan acara. Biasanya kerjanya bareng sama humas, dan harus yang paling ngerti tentang acara, setelah anak acara. Karena temen-temen sponsorship harus cuap-cuap nanti saat ketemu sama perusahaan calon donatur. Dan bercucuran lah materi dari donatur, bisa dalam bentuk apa saja. Barang, uang, dan lain-lain. 

Well, segitu yang bisa saya bagi tentang divisi. Gak semua divisi harus ada disetiap acara, bisa disesuaikan tergantung dengan kondisi acara itu sendiri. Yang jelas, acara itu didukung oleh berbagai divisi, maka kerja gak akan sendiri. Dan akan lebih mudah, keroyokan kok kita kerjainnya. Kita punya mimpi dalam satu organisasi, dalam satu acara. Bareng-bareng. 

Ketika lelah terasa, bagi lelahnya. Ketika cemas terasa, bagi kecemasannya. Ketika api membara, bagi apinya. Bagi. Semuanya, bagi. Karena kita bareng-bareng.

Dan jangan lupa, setelah segala usaha dan doa, kita tetap dan selalu perlu ridha Allah. Iringi selalu langkah kita dengan rahmat dan ridha dari-Nya. Semoga menjadi bagian dari amal soleh kita kelak. Aamiin.